Pembelian menekan tarif pengiriman, gudang menerima kemasan yang rusak, sementara bagian penjualan menghadapi keluhan pelanggan. Ketiga pihak sama-sama benar: harga memang rendah, barang memang rusak, dan pelanggan memang tidak sabar menunggu. Akar masalahnya adalah perbandingan harga hanya melihat pada aspek harga saja. Pemilihan penyedia jasa pengiriman merupakan keputusan multi‑tujuan: pemenuhan waktu pengiriman, risiko kerusakan dan kehilangan, harga, serta kemampuan pelacakan ketika terjadi anomali. Ketiga hal tersebut tidak tercatat dalam satu kartu tunggal, sehingga dalam proses penugasan harian, keputusan sering kali dipengaruhi oleh alasan “kali ini lebih murah”.
Satu kartu bukanlah model yang rumit, melainkan sarana agar setiap pilihan mencerminkan keseluruhan biaya yang harus ditanggung.
Bagaimana cara menggunakan kartu penilaian?
Lakukan pemeliharaan berdasarkan jalur: patuhi waktu pengiriman yang dijanjikan, tingkat ketepatan waktu tiga bulan terakhir, tingkat kerusakan, harga per unit, serta respons terhadap klaim. Saat penugasan, secara default pilih opsi dengan nilai terbaik secara menyeluruh; jika ada pengecualian, wajib mencantumkan alasannya. Dalam proses tender gunakan standar yang sama, agar saat tender fokus pada harga, sedangkan dalam operasional sehari-hari lebih mengutamakan hubungan.
- Catat kerusakan baik berdasarkan nomor kiriman maupun berdasarkan nilai barang, untuk mencegah kerusakan pada kiriman bernilai kecil terserap rata-rata.
- Waktu pengiriman diukur berdasarkan tanda terima, bukan berdasarkan status “sudah diberangkatkan”.
- Jalur yang secara berturut-turut tidak memenuhi standar akan otomatis diturunkan peringkat atau dikeluarkan, tanpa perlu menunggu audit tahunan.
Perbandingan harga harus mampu merekonstruksi setiap kiriman secara detail.
Mengapa kiriman ini diberikan kepada perusahaan tertentu? Di kartu harus dicatat skor pada saat itu. Dengan demikian, saat terjadi sengketa, keputusan tidak lagi bergantung pada ingatan semata. Sistem digitalisasi XYN mencatat waktu pengiriman, tingkat kerusakan, serta biaya pada kartu jalur masing-masing penyedia jasa, sehingga perbandingan harga dan penugasan menggunakan sistem data yang sama. Biaya logistik dapat turun karena pengurangan pembayaran atas kerusakan dan waktu tunggu yang tidak perlu, bukan sekadar pengurangan biaya pengiriman.
Satukan tiga kolom dalam satu kartu. Jika salah satu kolom hilang, organisasi akan mudah dimanfaatkan pada kolom tersebut.
