chủ yếu dựa trên giá cả, chất lượng thì chỉ dựa vào ấn tượng, thời hạn giao hàng thì phải thường xuyên đôn đốc, còn khả năng phối hợp thì chỉ ghi “phối hợp tạm ổn”. Lần tới nếu xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu hoặc sự cố về chất lượng, điểm số hoàn toàn không thể giải thích được. Việc phân cấp nhà cung cấp nhất thiết phải dựa trên bốn khía cạnh: chất lượng (chất lượng vật tư đầu vào và khiếu nại của khách hàng), thời hạn giao hàng (đảm bảo cam kết), giá cả (tổng chi phí sở hữu) và ý chí phối hợp (có thể đối soát điện tử hay không, có thể trả lời phiếu khiếm khuyết đúng hạn hay không). Thiếu bất kỳ khía cạnh nào, việc phân cấp sẽ chỉ là danh sách mang tính chủ quan của bộ phận mua sắm.
Ý chí phối hợp tưởng chừng như mềm yếu, nhưng khi thiếu nguyên liệu lại trở nên cứng rắn nhất: những nhà cung cấp không chịu báo cáo năng lực sản xuất, không chấp nhận kết nối cổng thông tin, thì dù giá có thấp đến đâu cũng vẫn là nguồn rủi ro.
Cả bốn khía cạnh đều phải có thể kiểm chứng được.
Chất lượng được đánh giá dựa trên lô hàng nhập kho và các báo cáo 8D đã được xử lý; không dùng các buổi tiệc tùng hằng năm để đánh giá. Thời hạn giao hàng được xác định qua cam kết đơn hàng và quy trình quét khi nhập kho. Giá cả bao gồm cả chi phí vận chuyển, tổn thất về chất lượng và yêu cầu làm gấp, chứ không chỉ là đơn giá đã bao gồm thuế. Khả năng phối hợp được đánh giá qua việc phản hồi thông tin nguyên liệu, tỷ lệ đối soát kịp thời và mức độ hoạt động của cổng thông tin; không cần dựa vào “thái độ tốt”.
- Kết quả phân cấp được gắn với tỷ trọng hợp đồng, phương thức thanh toán và tần suất thẩm định.
- Nếu một khía cạnh duy nhất bị cảnh báo đỏ, có thể lập tức hạ bậc, tránh tình trạng điểm trung bình che giấu những rủi ro nghiêm trọng.
- Trong giai đoạn thử nghiệm đối với nhà cung cấp mới, chỉ cấp cho họ một tỷ trọng hợp đồng giới hạn; chỉ khi đáp ứng đủ bốn khía cạnh thì mới được nâng hạng.
Phân cấp cần thúc đẩy hoạt động thường ngày.
Người lập kế hoạch khi đặt hàng có thể nhìn thấy xếp hạng ngay từ đầu, chứ không phải đợi đến cuối năm mới biết. Hệ thống số hóa của XYN ghi nhận chất lượng, thời hạn giao hàng và khả năng phối hợp trong hồ sơ nhà cung cấp, giúp việc phân cấp được cập nhật hằng tuần. Chỉ khi đầy đủ bốn khía cạnh, việc thương lượng giá mới không làm mất đi khả năng phối hợp; nếu thiếu khía cạnh ý chí, các dự án phối hợp số hóa sẽ bị kẹt ở tình trạng “nhà cung cấp không đăng nhập”.
Trong đợt mời thầu tiếp theo, ý chí phối hợp sẽ được quy định là nội dung bắt buộc phải trả lời. Nếu không trả lời, dù giá có hấp dẫn đến đâu cũng sẽ không được chọn làm nhà cung cấp chiến lược.
