แรงจูงใจของบริษัทที่เติบโตหลายแห่งในการซื้อ OA นั้นง่ายมาก: การชำระเงินคืนการขอลาและการใช้ตราประทับเพื่อไม่ให้ใครเซ็นชื่อ ครึ่งปีหลังจากออนไลน์ผลลัพธ์ที่พบบ่อยคือมีโหนดการอนุมัติมากขึ้นการลงนามนานขึ้นและธุรกิจจริงยังคงเสร็จสมบูรณ์ใน WeChat-สัญญาอยู่ในกล่องจดหมายความคืบหน้าของโครงการอยู่ในแบบฟอร์มและลูกค้าสัญญาว่าจะอยู่ในประวัติการแชท ในเวลานี้หากมีการใช้ "การอนุมัติอัจฉริยะ" ระบบจะผลักดันแอปพลิเคชันที่ไม่มีใครรับผิดชอบไปยังบุคคลถัดไปได้เร็วขึ้น
ความฉลาดทางดิจิทัลของการจัดการองค์กรประการแรกคือการเปลี่ยน "ใครพูดถึงได้ใครเห็นใครวิจารณ์ได้ใครต้องทิ้งร่องรอย" ให้เป็นกฎที่บังคับใช้ได้จากนั้นจึงทำให้กฎมีประสิทธิภาพมากขึ้น
OA ไม่ควรกลายเป็นระบบธุรกิจที่สอง
OA มีความสามารถในการจัดระเบียบอำนาจสิ่งที่ต้องทำและการแจ้งเตือน ระบบธุรกิจดีในการสั่งซื้อสินค้าคงคลังโครงการและลูกค้า เมื่อทั้งสองทับซ้อนกันบริษัทต่างๆจะจัดทำเอกสารทางธุรกิจเป็นแบบฟอร์ม OA ได้ง่ายซึ่งดูยืดหยุ่นไม่สามารถวิเคราะห์ได้และเป็นการยากที่จะกระทบยอดกับการเงินและสินค้าคงคลัง การแบ่งงานที่ถูกต้องคือธุรกิจเกิดขึ้นในระบบธุรกิจและ OA รับผิดชอบข้อยกเว้นข้ามแผนกการอนุญาตและการดำเนินการของสถาบันเช่นการใช้งบประมาณมากเกินไปการพิมพ์การลงนามในสัญญาและการเข้าถึงซัพพลายเออร์
เทคโนโลยีการเชื่อมต่อไม่ใช่เรื่องลึกลับ: ตัวตนที่เป็นหนึ่งเดียวองค์กรที่เป็นหนึ่งเดียวสิ่งที่ต้องทำสามารถเขียนกลับได้และสามารถซิงโครไนซ์ส่วนคำหลักซึ่งกันและกันได้ ความยากคือความสามารถทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่นไม่ว่า "จำนวนเงินตามสัญญา" จะรวมภาษีหรือไม่รวมภาษีในระบบการขายแอปพลิเคชันทางการเงินและการพิมพ์ OA จะต้องสอดคล้องกันมิฉะนั้นไม่ว่าสมาร์ทจะขยันแค่ไหนก็จะนับตัวเลขที่ไม่ถูกต้อง
ปิดกระบวนการที่มีความเสี่ยงสูงสามประเภทก่อน
ไม่จำเป็นต้องเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดในครั้งเดียว ลำดับความสำคัญของการปิดสามประเภท: สัญญาและการพิมพ์การซื้อและการชำระเงินการจัดตั้งบุคลากรและการเปลี่ยนแปลงเงินเดือน ข้อผิดพลาดทั้งสามประเภทนี้มีต้นทุนสูงและเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการถูกถามเกี่ยวกับห่วงโซ่หลักฐานในระหว่างการตรวจสอบ
- สัญญาต้องมีบัญชีแยกประเภท: คู่สัญญาเรื่องกำหนดเวลาจำนวนเงินไฟล์แนบที่เก็บถาวรและการแจ้งเตือนการหมดอายุ
- การจัดซื้อต้องสามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังแอปพลิเคชันการเปรียบเทียบราคาคลังสินค้าและใบแจ้งหนี้แทนที่จะได้รับการอนุมัติการชำระเงินเพียงครั้งเดียว
- การจัดตั้งและการเปลี่ยนแปลงเงินเดือนจะต้องออกจากผู้อนุมัติเพื่อหลีกเลี่ยงนิสัย "ขึ้นรถก่อนแล้วจึงเปลี่ยนตั๋ว"
ใช้ความฉลาดในการระบุข้อยกเว้นแทนที่จะแทนที่ผู้รับผิดชอบ
หน่วยสืบราชการลับเหมาะสำหรับการทำสิ่งเหล่านี้มากกว่า: การระบุงบประมาณที่มากเกินไปการชำระเงินคืนซ้ำการหมดอายุของสัญญาการแจ้งเตือนการทำงานล่วงเวลาสำหรับการอนุมัติและการเปลี่ยนข้อกำหนดของระบบให้เป็นการตรวจสอบแบบฟอร์ม ไม่เหมาะที่จะ "ช่วยให้ผู้นำตัดสินใจว่าจะอนุมัติหรือไม่" โดยไม่มีกฎเกณฑ์ หลักฐานของการผสมระหว่างมนุษย์กับเครื่องจักรคือเส้นทางปกติเป็นไปตามระบบเส้นทางข้อยกเว้นถูกอ้างสิทธิ์และข้อยกเว้นจะต้องถูกนำกลับไปที่กระบวนการหลักเป็นประจำ
ระบบข่าวกรองดิจิทัลของ XYN ทำให้สิทธิ์ขององค์กรกลไกกระบวนการและแอปพลิเคชันทางธุรกิจอยู่ในกรอบเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงความแตกต่างระหว่าง OA และธุรกิจ บริษัทที่กำลังเติบโตไม่จำเป็นต้องมีแพลตฟอร์มการจัดการและการควบคุมระดับกลุ่มในคราวเดียวแต่จำเป็นต้องสร้างห่วงโซ่หลักฐานของกระบวนการที่มีความเสี่ยงสูงก่อนการขยายตัว ก่อนที่กระบวนการจะผ่านไปความฉลาดจะมีประโยชน์