Багато компаній, що розвиваються, мають просту мотивацію купувати ОА: відшкодування, відпустки, використання марок та відсутність підписів. Через півроку після запуску загальними результатами є: більше вузлів затвердження, довші контрпідписи, а реальний бізнес все ще завершений у WeChat - контракт у поштовій скриньці, хід проекту у формі, а клієнт обіцяє записати його у чаті. На цьому етапі, якщо ви введете «розумне схвалення», система лише швидше підштовхне жодну відповідальну заявку до наступної людини.
Математичний інтелект управління підприємством полягає в тому, щоб спочатку перетворити «хто може підняти, хто може побачити, хто може схвалити, хто повинен залишити слід» у застосовні правила, а потім зробити правила більш ефективними з точки зору праці.
ОА не повинна бути другою бізнес-системою
ОА добре впорядковує дії, дозволи, завдання та сповіщення. Бізнес-системи спеціалізуються на замовленнях, інвентаризації, проектах, клієнтах. Коли вони перетинаються, підприємствам легко перетворювати ділові документи у форми ОА: вони виглядають гнучкими, не можуть бути проаналізовані, і їх важко узгодити з фінансами та запасами. Правильний розподіл праці: бізнес відбувається в бізнес-системі, і ОА несе відповідальність за міжвідомчі винятки, дозволи та інституційні дії, такі як перевищення бюджету, печатка, підписання контрактів та доступ до постачальників.
Технології зв 'язку не є таємницею: уніфіковані ідентичності, уніфікована організація, перезаписувані завдання та синхронізовані ключові поля. Складним є бізнес-калібр. Наприклад, незалежно від того, чи включає "сума контракту" податок у системі продажів або виключає його, вона повинна узгоджуватися з фінансовою печаткою та печаткою OA, в іншому випадку агент також старанно використовує неправильний номер.
Спочатку закрийте три типи процесів високого ризику
Немає необхідності оцифровувати всі системи відразу. Пріоритетне закриття трьох категорій: контракти та штампування, закупівлі та оплата, підготовка персоналу та зміни заробітної плати. Ці три типи помилок є дорогими і, швидше за все, їх запитають про ланцюжок доказів під час аудиту.
- Договір повинен мати реєстр: контрагент, предмет, термін, суму, додаток до заявки та нагадування про закінчення терміну дії.
- Закупівлі повинні мати можливість простежити за заявкою, порівнянням цін, складуванням, рахунком-фактурою, а не лише за одним затвердженням платежу.
- Зміни щодо складання та компенсації повинні бути залишені затверджувачу, щоб уникнути звички "спочатку сісти в автобус, а потім замінити квиток".
Розвіддані використовуються для виявлення винятків, а не для заміни відповідальних
Агент більше підходить для таких речей: виявлення перевиконання бюджету, дублювання відшкодування, термін дії договору закінчується, затвердження прострочене, а умови системи перетворюються на перевірки форм. Не підходить «допомагати лідерам вирішувати, схвалювати чи ні» без правил. Передумова змішування людини і машини полягає в тому, що нормальні шляхи приймають систему, виняткові шляхи заявляються, а винятки періодично повертаються в мейнстрім.
Система цифрової розвідки XYN ставить організаційні повноваження, процесні механізми та бізнес-додатки в однакові рамки, щоб уникнути розбіжностей в ОА та бізнесі. Підприємства, що розвиваються, не повинні одночасно мати платформу управління та контролю на рівні групи, а повинні створити ланцюжок доказів процесів високого ризику перед розширенням. На першому місці - процеси, на першому місці - інтелект.