La motivación de muchas empresas en crecimiento para comprar OA es muy simple: reembolso, licencia y no busque a nadie que firme con el sello. Medio año después del lanzamiento, el resultado común es: los nodos de aprobación se han vuelto más, las firmas de conferencias se han vuelto más largas y el negocio real todavía se completa en WeChat: el contrato está en el buzón, el progreso del proyecto está en el formulario y el cliente promete estar en el registro de chat. En este momento, si se realiza la "aprobación inteligente", el sistema solo empujará una solicitud desocupada a la siguiente persona más rápido.
La inteligencia digital de la gestión empresarial es, en primer lugar, convertir "quién puede mencionar, quién puede ver, quién puede aprobar y quién debe dejar rastros" en reglas ejecutables, y luego dejar que las reglas se ejecuten con más esfuerzo.
OA no debería ser el segundo sistema empresarial
OA es bueno en organización, permisos, tareas pendientes y notificación. El sistema empresarial es bueno en pedidos, inventario, proyectos y clientes. Cuando los dos se superponen, es fácil para las empresas convertir documentos comerciales en formularios OA: parece flexible, no se puede analizar y es difícil conciliar las finanzas y el inventario. La división correcta del trabajo es: el negocio ocurre en el sistema comercial, y OA es responsable de las excepciones interdepartamentales, la autorización y las acciones institucionales, como el exceso de presupuesto, la impresión, la firma de contratos y el acceso a los proveedores.
La tecnología de convergencia no es misteriosa: identidad unificada, organización unificada, respuesta de tareas pendientes y sincronización de segmentos de palabras clave. La dificultad es el calibre del negocio. Por ejemplo, si el "monto del contrato" en el sistema de ventas incluye impuestos o no, las solicitudes de impresión financiera y OA deben ser consistentes, de lo contrario, el cuerpo inteligente será más diligente en el número incorrecto.
Primero cierre tres tipos de procesos de alto riesgo
No es necesario electrónicamente todos los sistemas a la vez. Se da prioridad a tres tipos de cierre: contrato e impresión, adquisición y pago, establecimiento de personal y cambios salariales. Estos tres tipos de costos de error son altos y es más probable que se les pregunte sobre la cadena de evidencia durante la auditoría.
- El contrato debe tener un libro mayor: contraparte, sujeto, límite de tiempo, monto, archivo adjunto, recordatorio de vencimiento.
- La compra debe poder volver a la solicitud, comparación de precios, almacenamiento y factura, en lugar de una sola aprobación de pago.
- Los cambios en el establecimiento y el salario deben dejar al aprobador para evitar "subir al autobús primero y luego hacer el boleto".
La inteligencia se utiliza para la identificación de excepciones, no para reemplazar a la persona responsable
Los cuerpos inteligentes son más adecuados para estas cosas: identificar presupuestos excesivos, reembolsos repetidos, contratos que están a punto de expirar, recordatorios de horas extras de aprobación y convertir los términos del sistema en verificación de formularios. No es adecuado para "ayudar al líder a decidir si aprobar o no" sin reglas. La premisa de la mezcla hombre-máquina es: la ruta normal toma el sistema, la ruta de excepción es reclamada y la excepción se retira periódicamente del proceso principal.
El sistema digital XYN coloca la autoridad de la organización, el motor de procesos y las aplicaciones comerciales en el mismo marco para evitar la OA y el negocio. Las empresas en crecimiento no necesitan tener una plataforma de control a nivel de grupo a la vez, pero deben construir una cadena de evidencia para procesos de alto riesgo antes de la expansión. El proceso se puede conectar primero y la inteligencia es útil.