La motivation de nombreuses entreprises axées sur la croissance pour acheter des OA est très simple: remboursement, congé, ne cherchez pas quelqu'un à signer avec le sceau. Six mois après la mise en ligne, les résultats courants sont les suivants: le nombre de nœuds d'approbation a augmenté, la signature est devenue plus longue et l'entreprise réelle est toujours terminée dans WeChat-le contrat est dans la boîte aux lettres, l'avancement du projet est dans le formulaire, et le client promet d'être dans le chat enregistrement. À ce stade, si «l'approbation intelligente» est à nouveau appliquée, le système ne fera que pousser plus rapidement une demande dont personne n'est responsable devant la personne suivante.
L'intelligence numérique de la gestion d'entreprise consiste d'abord à transformer «qui peut mentionner, qui peut voir, qui peut approuver et qui doit laisser des traces» en règles exécutables, puis à faire fonctionner les règles plus économes en efforts.
OA ne devrait pas être le deuxième système d'entreprise
OA est doué pour l'organisation, l'autorité, la demande et la notification. Les systèmes d'entreprise sont bons pour les commandes, les stocks, les projets et les clients. Lorsque les deux se chevauchent, il est facile pour les entreprises de transformer les documents commerciaux en formulaires OA: ils semblent flexibles, ne peuvent pas être analysés et il est difficile de les vérifier avec les finances et les stocks. La bonne division du travail est la suivante: les affaires se produisent dans le système commercial et l'OA est responsable des exceptions, des autorisations et des actions institutionnelles interdépartementales, telles que les dépassements de budget, l'utilisation de l'impression, la signature de contrats et l'accès aux fournisseurs.
La technologie de connexion n'est pas mystérieuse: identité unifiée, organization unifiée, réécriture en cours et segments de mots clés peuvent être synchronisés les uns avec les autres. La difficulté est le calibre commercial. Par exemple, si le «montant du contrat» est inclus dans le système de vente ou non, la demande d'impression financière et OA doit être cohérente, sinon, peu importe à quel point le corps intelligent est diligent, le nombre est erroné.
Commencez par fermer trois types de processus à haut risque
Il n'est pas nécessaire d'électroniser tous les systèmes à la fois. Il existe trois types de collecte prioritaire: les contrats et les sceaux, les achats et les paiements, la dotation en personnel et les changements de salaire. Ces trois types d'erreurs sont coûteux et sont plus susceptibles d'être interrogés sur la chaîne de preuves lors de l'audit.
- Le contrat doit avoir un registre: partie relative, sujet, durée, montant, pièce jointe archivée, rappel d'expiration.
- L'achat doit pouvoir revenir à l'application, à la comparaison des prix, au stockage et à la facture, plutôt qu'à une seule approbation de paiement.
- L'approbateurs doivent être laissés pour compte pour les changements d'établissement et de rémunération, afin d'éviter que «monter dans le bus d'abord, puis compenser le billet» ne devienne une habitude.
Smart est utilisé pour identifier les exceptions, pas pour remplacer les personnes responsables
Le corps intelligent est plus adapté à ces choses: identifier les dépassements de budget, les remboursements répétés, l'expiration imminente du contrat, l'approbation des heures supplémentaires et la transformation des conditions du système en une vérification de formulaire. Il ne convient pas pour «aider les dirigeants à décider d'approuver ou non» sans règles. La prémisse du mélange homme-machine est la suivante: système de marche de chemin normal, le chemin d'exception est réclamé par quelqu'un, et l'exception doit être retirée régulièrement du processus principal.
Le système d'intelligence numérique XYN place l'autorité organisationnelle, le moteur de processus et les applications métier dans le même cadre, afin d'éviter la différence entre l'OA et l'entreprise. Les entreprises de croissance n'ont pas besoin d'avoir une plate-forme de gestion et de contrôle au niveau du groupe à la fois, mais elles doivent construire une chaîne de preuves de processus à haut risque avant de se développer. Le processus passe d'abord et l'intelligence peut être utile.