Wiele rozwijających się przedsiębiorstw ma proste motywy zakupu OA: zwrot kosztów, urlop i nie proszenie kogoś o podpisanie pieczęci. Sześć miesięcy po uruchomieniu, wspólne wyniki to: więcej węzłów aprobaty, dłuższe kontrasygnaty, a prawdziwy biznes jest nadal zakończony w WeChat-umowa znajduje się w skrzynce pocztowej, postęp projektu jest w formie, a obietnica klienta jest w zapis czatu. W tej chwili, jeśli przejdziesz do „ inteligentnej akceptacji ”, system tylko szybciej wypchnie aplikację, za którą nikt nie jest odpowiedzialny, do następnej osoby.
Cyfrowa inteligencja zarządzania przedsiębiorstwem najpierw zamienia „ kto może wspomnieć, kto może zobaczyć, kto może zatwierdzić, kto musi zostawić ślady ”w egzekwowalne zasady, a następnie w celu zwiększenia oszczędności pracy.
OA nie powinien być drugim systemem biznesowym
OA jest dobry w organizacji, autorytecie, do zrobienia, powiadamianiu. Systemy biznesowe są dobre w zamówieniach, zapasach, przedmiotach, klientach. Kiedy te dwa elementy się pokrywają, przedsiębiorstwom łatwo jest przekształcić dokumenty biznesowe w formularze OA: wyglądają na elastyczne, nie można ich analizować i trudno je pogodzić z finansami i zapasami. Prawidłowy podział pracy to: biznes występuje w systemie biznesowym, OA odpowiada za wyjątki międzyresortowe, autoryzację i działania systemowe, takie jak ponadbudżetowy, druk, podpisywanie umów, dostęp dostawcy.
Technologia konwergencji nie jest tajemnicza: zunifikowaną tożsamość, ujednoliconą organizację, można odpisać, a kluczowe pola można zsynchronizować ze sobą. Trudność polega na kalibrze operacyjnym. Na przykład „ kwota umowy ”w systemie sprzedaży zawiera podatek lub nie obejmuje podatku, do aplikacji do drukowania finansowego i OA musi być spójna, w przeciwnym razie inteligentny organ ponownie sumienny również w niewłaściwym numerze.
Najpierw zamknij trzy rodzaje procesów wysokiego ryzyka.
Nie jest konieczne, aby elektronizować wszystkie systemy naraz. Priorytetowe zamknięcie trzech kategorii: umowa i druk, zamówienia i płatności, personel i zmiany wynagrodzeń. Te trzy rodzaje błędów są kosztowne i najprawdopodobniej zostaną zapytane o łańcuch dowodów podczas audytu.
- Umowa musi mieć księgę: strona przeciwna, przedmiot, termin, kwotę, załącznik do zgłoszenia i przypomnienie o wygaśnięciu.
- Zakup musi być identyfikowalny z rekwizycji, porównaniem cen, paragonem i fakturą, zamiast tylko jednej zgody na płatność.
- Zmiany w przygotowaniu i wynagrodzeniu należy pozostawić u osób zatwierdzających, aby uniknąć nawyku „ wsiadania do autobusu przed złożeniem biletu.
Inteligencja służy do identyfikacji wyjątków, a nie do zastępowania odpowiedzialnych osób.
Inteligentne organy lepiej nadają się do robienia tych rzeczy: identyfikowania przekroczeń budżetu, zduplikowanych zwrotów kosztów, umów, które wkrótce wygasną, zatwierdzania przypomnień o godzinach nadliczbowych i przekształcania warunków systemowych w sprawdzanie formularzy. Nie nadaje się do „ pomagania liderom w podejmowaniu decyzji, czy zatwierdzić, czy nie ”bez zasad”. Założeniem mieszania człowiek-maszyna jest to, że normalna ścieżka przechodzi przez system, żądana jest ścieżka wyjątku, a wyjątek jest regularnie cofany do głównego procesu.
System cyfrowej inteligencji XYN umieszcza autorytet organizacyjny, silnik procesu i aplikację biznesową w tych samych ramach, aby uniknąć OA i biznesu. Firmy rozwijające się nie muszą mieć jednorazowo platformy kontrolnej na poziomie grupy, ale muszą zbudować łańcuch dowodów na procesy wysokiego ryzyka, zanim się rozwiną. Tylko wtedy, gdy proces jest połączony, można wykorzystać inteligencję.