Muitas empresas em crescimento têm motivos muito simples para comprar OA: reembolsar, pedir licença e usar selos. Meio ano depois de ficar online, o resultado comum é: há mais nós de aprovação, a assinatura de reunião se torna mais longa e o negócio real ainda está sendo concluído no WeChat-o contrato está na caixa de correio, o progresso do projeto está no formulário e o cliente promete estar no bate-papo. Neste momento, se a "aprovação inteligente" for aplicada novamente, o sistema só empurrará um pedido que ninguém é responsável para a próxima pessoa mais rapidamente.
A intelecto numérico da gestão empresarial é, em primeiro lugar, transformar "quem pode mencionar, quem pode ver, quem pode aprovar e quem deve deixar marcas" em regras executáveis e, em seguida, tornar as regras mais eficientes.
OA não deve ser o segundo sistema de negócios
OA é bom em organização, autoridade, espera e notificação. O sistema de negócios é bom em pedidos, inventário, projetos, clientes. Quando os dois se sobrepõem, é fácil para as empresas transformarem documentos de negócios em um formulário OA: parece flexível, não pode ser analisado e é difícil se reconectar com finanças e estoque. A divisão correta do trabalho é: os negócios ocorrem no sistema de negócios, e a OA é responsável por exceções interdepartamentais, autorizações e ações institucionais, como excesso de orçamento, impressão, assinatura de contrato e acesso a fornecedores.
A tecnologia de conexão não é misteriosa: identidade unificada, organização unificada, backwrite para fazer e palavras-chave podem ser sincronizadas entre si. O difícil é o calibre do negócio. Por exemplo, se o "valor do contrato" inclui impostos ou nenhum imposto no sistema de vendas, o pedido de impressão financeira e OA deve ser o mesmo, caso contrário, não importa o quão diligente seja o corpo inteligente, ele estará no número errado.
Três tipos de processos de alto risco primeiro
Não é necessário eletronicamente todos os sistemas de uma só vez. Três tipos de fechamento prioritário: contrato e impressão, aquisição e pagamento, estabelecimento de pessoal e mudança de salário. Esses três tipos de erros são caros e mais fáceis de serem questionados sobre a cadeia de evidências durante a auditoria.
- O contrato deve ter um livro-razão: parte relativa, objeto, prazo, valor, anexos arquivados, lembretes de expiração.
- A compra deve ser rastreada até o pedido, comparação de preços, armazenamento e faturas, em vez de apenas uma aprovação de pagamento.
- O estabelecimento e as mudanças salariais devem deixar o aprovador para evitar o hábito de "entrar no ônibus antes de compensar a passagem".
Inteligência usada para identificar exceções, não substituir os responsáveis
O corpo inteligente é mais adequado para essas coisas: identificar o excesso de orçamento, reembolsos repetidos, o contrato está prestes a expirar, aprovar horas extras para solicitar e transformar os termos do sistema em verificação de formulário. Não é adequado para "ajudar o líder a decidir se aprova ou não" sem regras. A premissa da mistura homem-máquina é: o caminho normal segue o sistema, o caminho excepcional é reclamado e a exceção é periodicamente retomada do processo principal.
O sistema de inteligência digital XYN coloca a autoridade organizacional, o mecanismo de processo e os aplicativos de negócios no mesmo conjunto de estrutura, a fim de evitar que o OA e o negócio sejam diferentes. As empresas em crescimento não precisam ter uma plataforma de controle em nível de grupo ao mesmo tempo, mas precisam construir uma cadeia de evidências de processos de alto risco antes da expansão. Somente quando o processo for passado primeiro, a inteligência será útil.