Molte imprese in crescita hanno semplici motivi per acquistare OA: rimborso, congedo e non chiedere a qualcuno di firmare il sigillo. Sei mesi dopo il lancio, i risultati comuni sono: più nodi di approvazione, contrfirme più lunghe e l'attività reale è ancora completata in WeChat: il contratto è nella casella di posta, l'avanzamento del progetto è nella forma e la promessa del cliente è in il record della chat. In questo momento, se vai a "approvazione intelligente", il sistema spingerà solo un'applicazione di cui nessuno è responsabile alla persona successiva più velocemente.
L'intelligenza digitale della gestione aziendale è prima trasformare "chi può menzionare, chi può vedere, chi può approvare, chi deve lasciare segni" in regole applicabili, e poi per far funzionare le regole più risparmio di manodopera.
OA non dovrebbe essere un secondo sistema aziendale
OA è bravo nell'organizzazione, nell'autorità, nelle cose da fare, nella notifica. I sistemi aziendali sono bravi con ordini, inventario, articoli, clienti. Quando i due si sovrappongono, è facile per le imprese trasformare i documenti aziendali in moduli OA: sembrano flessibili, non possono essere analizzati e sono difficili da conciliare con la finanza e l'inventario. La corretta divisione del lavoro è: l'attività si verifica nel sistema aziendale, OA è responsabile delle eccezioni interdipartimentali, delle autorizzazioni e delle azioni di sistema, come l'eccesso di budget, la stampa, la firma del contratto, l'accesso dei fornitori.
La tecnologia della convergenza non è misteriosa: l'identità unificata, l'organizzazione unificata, le cose da fare possono essere riscritte e i campi chiave possono essere sincronizzati tra loro. La difficoltà è il calibro operativo. Ad esempio, "importo del contratto" nel sistema di vendita include le tasse o non tasse incluse, per la domanda di stampa finanziaria e OA deve essere coerente, altrimenti il corpo intelligente di nuovo diligente anche nel numero sbagliato.
Prima chiudere tre tipi di processi ad alto rischio.
Non è necessario elettronizzare tutti i sistemi contemporaneamente. Chiusura prioritaria tre categorie: contratto e stampa, approvvigionamento e pagamento, modifiche del personale e della compensazione. Questi tre tipi di errori sono costosi e molto probabilmente verranno interrogati sulla catena di prove durante un audit.
- Il contratto deve avere un libro mastro: la parte opposta, l'oggetto, il termine, l'importo, l'allegato di deposito e il promemoria di scadenza.
- L'acquisto deve essere riconducibile alla requisizione, al confronto dei prezzi, alla ricevuta e alla fattura, invece di una sola approvazione del pagamento.
- I cambiamenti nella preparazione e nella remunerazione devono essere lasciati agli approvatori per evitare l'abitudine di "salire sull'autobus prima di recuperare il biglietto.
L'intelligenza viene utilizzata per identificare le eccezioni, non per sostituire le persone responsabili.
I corpi intelligenti sono più adatti a fare queste cose: identificare l'overbudget, rimborsi duplicati, contratti che stanno per scadere, approvare i promemoria degli straordinari e trasformare i termini di sistema in controlli dei moduli. Non è adatto per "aiutare i leader a decidere se approvare o meno" senza regole ". La premessa della miscelazione uomo-macchina è che il percorso normale passa attraverso il sistema, viene rivendicato il percorso di eccezione e l'eccezione viene regolarmente restituita al processo principale.
Il sistema di intelligenza digitale XYN mette l'autorità organizzativa, il motore di processo e l'applicazione aziendale nello stesso quadro, al fine di evitare OA e business. Le società in crescita non hanno bisogno di avere una piattaforma di controllo a livello di gruppo contemporaneamente, ma devono costruire una catena di prove per i processi ad alto rischio prima di espandersi. Solo quando il processo è connesso può essere utilizzata l'intelligenza.