Nhiều công ty tăng trưởng có động cơ mua OA rất đơn giản: hoàn tiền, xin nghỉ phép và không tìm người ký. Nửa năm sau khi trực tuyến, kết quả chung là: có nhiều nút phê duyệt hơn, ký kết lâu hơn và công việc kinh doanh thực sự vẫn được hoàn thành trong WeChat-hợp đồng nằm trong hộp thư, tiến độ dự án nằm trong biểu mẫu và khách hàng hứa sẽ ghi lại cuộc trò chuyện. Tại thời điểm này, nếu "phê duyệt thông minh" được đưa ra một lần nữa, hệ thống sẽ chỉ đẩy một ứng dụng không ai chịu trách nhiệm cho người tiếp theo nhanh hơn.
Trí tuệ số của quản lý doanh nghiệp trước hết là biến "ai có thể đề cập, ai có thể xem, ai có thể phê duyệt và ai phải để lại dấu vết" thành một quy tắc có thể thực thi được, sau đó làm cho các quy tắc hoạt động tiết kiệm công sức hơn.
OA không nên là hệ thống kinh doanh thứ hai
OA giỏi về tổ chức, quyền hạn, việc cần làm và thông báo. Hệ thống kinh doanh tốt về đơn đặt hàng, hàng tồn kho, dự án và khách hàng. Khi cả hai trùng lặp, các công ty dễ dàng đưa các tài liệu kinh doanh vào biểu mẫu OA: trông linh hoạt, không phân tích được và khó đối chiếu tài khoản tài chính và hàng tồn kho. Sự phân công lao động đúng là: kinh doanh xảy ra trong hệ thống kinh doanh và OA chịu trách nhiệm về các ngoại lệ giữa các bộ phận, ủy quyền và các hành động thể chế, chẳng hạn như vượt ngân sách, in ấn, ký hợp đồng và tiếp cận nhà cung cấp.
Công nghệ kết nối không có gì bí ẩn: danh tính thống nhất, tổ chức thống nhất, việc cần làm có thể được viết lại và các đoạn từ khóa có thể được đồng bộ hóa với nhau. Khó khăn là tầm cỡ kinh doanh. Ví dụ, cho dù "số tiền hợp đồng" đã bao gồm thuế hay chưa bao gồm thuế trong hệ thống bán hàng, tài chính và ứng dụng tem OA phải giống nhau, nếu không, dù cơ quan thông minh có siêng năng đến đâu, con số sai cũng sẽ được kiểm tra.
Đầu tiên, hãy đóng ba loại quy trình rủi ro cao
Không cần thiết phải điện tử hóa tất cả các hệ thống cùng một lúc. Ưu tiên ba loại: hợp đồng và con dấu, mua sắm và thanh toán, thành lập nhân sự và thay đổi tiền lương. Ba loại lỗi này có chi phí cao và dễ bị hỏi về chuỗi bằng chứng nhất trong quá trình kiểm toán.
- Hợp đồng phải có sổ cái: đối tác, đối tượng, thời hạn, số tiền, hồ sơ lưu trữ và nhắc nhở hết hạn.
- Việc mua hàng phải có khả năng quay lại đơn đăng ký, so sánh giá cả, nhập kho và hóa đơn, thay vì chỉ có một phê duyệt thanh toán.
- Việc thay đổi cơ sở và tiền lương phải được để lại người phê duyệt để tránh thói quen “lên xe trước, bù vé”.
Thông minh được sử dụng trong nhận dạng ngoại lệ, không thay thế người chịu trách nhiệm
Các cơ quan thông minh phù hợp hơn để làm những việc này: xác định ngân sách vượt quá, hoàn trả nhiều lần, hợp đồng sắp hết hạn, phê duyệt quá giờ và biến các điều khoản của hệ thống thành xác minh biểu mẫu. Nó không phù hợp để "giúp lãnh đạo quyết định phê duyệt hay không" mà không có quy tắc. Tiền đề của sự kết hợp giữa người và máy là: đường dẫn bình thường đi qua hệ thống, đường dẫn ngoại lệ được yêu cầu và các ngoại lệ phải được khôi phục lại quy trình chính một cách thường xuyên.
Hệ thống trí tuệ kỹ thuật số XYN đặt quyền tổ chức, công cụ quy trình và các ứng dụng kinh doanh trong cùng một khuôn khổ để tránh sự khác biệt giữa OA và doanh nghiệp. Các công ty đang phát triển không cần phải có một nền tảng kiểm soát cấp nhóm một lần, nhưng họ cần xây dựng một chuỗi bằng chứng về các quy trình rủi ro cao trước khi mở rộng. Quy trình được thông qua trước, và trí thông minh có thể hữu ích.