Banyak syarikat pertumbuhan mempunyai motif sederhana untuk membeli OA: penggantian, cuti, dan penggunaan bab. Setengah tahun setelah masuk dalam talian, hasil yang biasa adalah: bilangan nod kelulusan telah meningkat, penandatanganan menjadi lebih lama, dan perniagaan sebenar masih diselesaikan di WeChat-kontrak ada di peti surat, kemajuan projek ada dalam bentuk, dan pelanggan berjanji akan berada dalam catatan sembang. Pada masa ini, jika anda pergi ke "kelulusan pintar", sistem hanya akan mendorong permohonan yang tidak bertanggungjawab kepada orang seterusnya dengan lebih cepat.
Kecerdasan digital pengurusan perniagaan adalah pertama-tama mengubah "siapa yang dapat menyebut, siapa yang dapat melihat, siapa yang dapat menyetujui, dan siapa yang mesti meninggalkan jejak" menjadi peraturan yang dapat dilaksanakan, dan kemudian membuat peraturan berjalan dengan lebih mudah.
OA tidak boleh menjadi sistem perniagaan kedua
OA pandai mengatur, kewibawaan, menunggu, dan memberitahu. Sistem perniagaan pandai membuat pesanan, inventori, projek, dan pelanggan. Apabila keduanya bertindih, mudah bagi syarikat untuk membuat dokumen perniagaan menjadi bentuk OA: kelihatan fleksibel, tidak dapat dianalisis, dan sukar untuk berdamai dengan kewangan dan inventori. Pembahagian tenaga kerja yang betul adalah: perniagaan berlaku dalam sistem perniagaan, dan OA bertanggungjawab untuk pengecualian lintas jabatan, kebenaran dan tindakan institusi, seperti anggaran berlebihan, percetakan, penandatanganan kontrak, dan akses pembekal.
Teknologi penumpuan tidak misteri: identiti bersatu, organisasi bersatu, penulisan semula yang harus dilakukan, dan segmen kata kunci dapat diselaraskan antara satu sama lain. Perkara yang sukar adalah kaliber perniagaan. Sebagai contoh, sama ada "jumlah kontrak" dalam sistem penjualan termasuk cukai atau tidak, aplikasi percetakan kewangan dan OA mesti konsisten, jika tidak, ejen akan memeriksa nombor yang salah tidak kira seberapa kerasnya.
Tiga jenis proses berisiko tinggi
Tidak perlu mendigitalkan semua sistem sekaligus. Terdapat tiga jenis penutupan keutamaan: kontrak dan percetakan, pembelian dan pembayaran, penubuhan personel dan perubahan gaji. Ketiga-tiga jenis kesalahan ini mempunyai kos yang tinggi dan kemungkinan besar akan ditanya mengenai rantai bukti semasa audit.
- Kontrak mesti mempunyai lejar: pihak lawan, subjek, had masa, jumlah, lampiran arkib, dan peringatan tamat tempoh.
- Pembelian mesti dapat ditelusuri kembali ke aplikasi, perbandingan harga, pergudangan, dan invois, bukan hanya satu persetujuan pembayaran.
- Perubahan penubuhan dan gaji mesti meninggalkan orang yang diluluskan untuk mengelakkan kebiasaan "naik bas terlebih dahulu dan kemudian menebus tiket".
Penggunaan pintar untuk pengecualian, bukan pengganti orang yang bertanggungjawab
Badan pintar lebih sesuai untuk melakukan perkara-perkara ini: mengenal pasti anggaran berlebihan, pembayaran balik berulang, kontrak hampir tamat, kelulusan lebih masa untuk mendesak, dan mengubah syarat sistem menjadi pengesahan bentuk. Tidak sesuai untuk "menolong pemimpin memutuskan untuk menyetujui atau tidak" tanpa peraturan. Premis pencampuran mesin-manusia adalah: jalan normal mengikuti sistem, jalan pengecualian dituntut, dan pengecualian harus ditarik secara berkala ke proses utama.
Sistem kecerdasan digital XYN meletakkan pihak berkuasa organisasi, mesin proses dan aplikasi perniagaan dalam kerangka yang sama untuk mengelakkan OA dan perniagaan masing-masing. Syarikat yang sedang berkembang tidak perlu memiliki platform pengurusan dan kawalan peringkat kumpulan pada satu masa, tetapi mereka perlu membina rantai bukti proses berisiko tinggi sebelum berkembang. Proses ini dihubungkan terlebih dahulu, dan kecerdasan berguna.