يعد الاحتفاظ بنسخة واحدة من العقد في صندوق البريد ، قرص الشبكة الشخصية ، ومساعد ملف WeChat ، هو القاعدة لشركات النمو. كان الجميع جادًا عند استخدام الطباعة ، لكن لم يكن هناك مالك عند التقديم. يعتمد التجديد عند انتهاء الصلاحية على الذاكرة ، ولا يمكن العثور على النسخة النهائية عند نزاع الشروط. عند مراجعة المواد ، يبدأ جميع الموظفين في قلب سجل الدردشة.
لا يمكن أن تحل المراجعة الذكية للعقد مشكلة عدم وجود عقد. هناك دفتر الأستاذ أولاً للحصول على الموافقة والتذكير والمخاطر.
الحد الأدنى للحقل في دفتر الأستاذ
ليس من الضروري أن تكون في القانون في البداية. سجل على الأقل لكل عقد: الطرف المقابل ، موضوعنا الرئيسي ، النوع ، المبلغ ، تاريخ البداية والنهاية ، وقت الطباعة ، المرفقات الأرشفة ، القسم المسؤول ، ما إذا كان سيتم تجديد العقد تلقائيًا. بدون هذه العناصر القليلة ، فإن التذكيرات والإحصاءات كلام فارغ.
يجب كتابة دفتر الأستاذ للطباعة
تعامل مع طلب الطباعة كمدخل إلى دفتر الأستاذ: لا يوجد رقم ، ولا مرفق ، ولا شخص مسؤول ، ولا يُسمح بختم. يجب إرسال نسخة المسح الممسوحة ضوئيًا مختومة إلى نفس السجل. بهذه الطريقة ، يمكن أن يستمر صندوق البريد في الاتصال ، ولكن لا يمكن أن يكون أرشيفات.
- تذكير الشخص المسؤول قبل 30/7 أيام من انتهاء الصلاحية ، بدلاً من تذكير جميع الموظفين.
- يتم تعليق التغييرات والاتفاقيات التكميلية بموجب العقد الرئيسي ، ويحظر إصدار "نسخة نهائية" أخرى.
- يجب أن تكون المدفوعات المالية قادرة على التحقق من رقم العقد لتجنب الدفع بدون عقد باعتباره عادة.
يضع نظام الذكاء الرقمي XYN الطباعة والمرفقات والعمليات في نفس نظام السلطة ، من أجل تغيير العقد من "المستندات" إلى "السجلات". يمكن للشركات مقارنة الشروط لاحقًا ، ولكن يجب أن تعرف ما الذي وقعته ومتى تنتهي صلاحيته.