Adalah normal bagi syarikat yang sedang berkembang untuk menyimpan satu salinan kontrak di peti surat, cakera rangkaian peribadi, dan pembantu fail WeChat. Semua orang serius ketika menggunakan meterai, tetapi tidak ada pemilik ketika mengarkibkan. Pembaharuan kontrak bergantung pada ingatan, versi akhir tidak dapat dijumpai ketika klausa itu dipertikaikan, dan semua kakitangan mula membaca catatan sembang ketika bahan diperlukan untuk audit.
Pemeriksaan kontrak yang bijak tidak dapat menyelesaikan masalah tidak dapat mencari kontrak. Terdapat lejar sebelum ada kelulusan, peringatan dan risiko.
Medan minimum lejar
Tidak perlu menjadi pusat urusan undang-undang pada awalnya. Sekurang-kurangnya pendaftaran untuk setiap kontrak: pihak lawan, subjek kami, jenis, jumlah, tarikh mula dan akhir, masa percetakan, lampiran arkib, jabatan yang bertanggungjawab, sama ada untuk memperbaharui kontrak secara automatik. Tanpa item ini, peringatan dan statistik adalah perbincangan kosong.
Buku besar mesti ditulis untuk dicetak
Gunakan aplikasi percetakan sebagai pintu masuk lejar: tidak ada nombor, tidak ada lampiran, tidak ada orang yang bertanggungjawab, dan meterai tidak dibenarkan. Salinan yang diimbas yang dicop mesti dikembalikan ke rekod yang sama. Dengan cara ini, peti mel dapat terus berkomunikasi, tetapi tidak lagi dapat digunakan sebagai arkib.
- Ingatkan orang yang bertanggungjawab 30/7 hari sebelum tamat, bukan semua orang.
- Perubahan dan perjanjian tambahan disenaraikan di bawah kontrak utama, dan "versi akhir" lain dilarang.
- Pembayaran kewangan harus dapat memeriksa nombor kontrak untuk mengelakkan pembayaran tanpa kontrak menjadi kebiasaan.
Sistem kecerdasan digital XYN meletakkan percetakan, lampiran dan proses dalam sistem otoritas yang sama untuk mengubah kontrak dari "dokumen" menjadi "rekod". Syarikat boleh membandingkan syarat kemudian, tetapi mereka mesti tahu apa yang telah mereka tandatangani dan kapan mereka akan tamat.