Het contract wordt bewaard in de mailbox, persoonlijke netwerkschijf en WeChat-bestandsassistent, wat de norm is voor groeiende ondernemingen. Iedereen is heel serieus bij het afdrukken, maar er is geen master bij het archiveren. Verlopen vernieuwing is afhankelijk van het geheugen, de definitieve versie kan niet worden gevonden wanneer de termen worden betwist en het volledige chatrecord wordt omgedraaid wanneer de audit materiaal vereist.
Intelligente contractbeoordeling kan het probleem van het niet vinden van een contract niet oplossen. Er is een grootboek vóór goedkeuring, herinneringen en risico's.
Rekening Minimumveld
Hoef je niet te beginnen met een juridisch centrum. Elk contract moet zich ten minste registreren: de tegenpartij, ons onderwerp, type, bedrag, begin-en einddatum, afdruktijd, archiveringsbijlagen, verantwoordelijke afdeling en of het contract automatisch moet worden verlengd. Zonder deze items zijn herinneringen en statistieken lege gesprekken.
Het zegel moet in het grootboek worden opgeschreven.
Gebruik de zegeltoepassing als ingang van het grootboek: geen nummer, geen bijlage, geen verantwoordelijke persoon, geen zegel is toegestaan. De gestempelde scan moet worden teruggezet naar hetzelfde record. Op deze manier kan de mailbox blijven communiceren, maar kan het geen archief meer zijn.
- Herinner de verantwoordelijke persoon 30/7 dagen vóór de vervaldatum, niet het hele personeel.
- Wijzigingen en aanvullende overeenkomsten worden opgeschort onder het hoofdcontract en een aparte "definitieve versie" is verboden ".
- Financiële betalingen moeten het contractnummer kunnen controleren om te voorkomen dat niet-contractbetalingen een gewoonte worden.
XYN digital intelligence-systeem plaatst afdrukken, bijlagen en processen in hetzelfde autoriteitssysteem om het contract te veranderen van "document" in "record". Ondernemingen kunnen de voorwaarden later vergelijken, maar ze moeten eerst weten wat ze hebben ondertekend en wanneer het verloopt.