Es la norma para las empresas en crecimiento depositar una copia del contrato en el buzón, el disco de red personal y el asistente de archivos WeChat. Todos eran muy serios al usar la impresión, pero no había dueño al archivar. La renovación del contrato se basa en la memoria. Cuando se disputan los términos, no se puede encontrar la versión final. Cuando se auditan los materiales, todos los miembros comienzan a revisar los registros de chat.
La revisión inteligente del contrato no puede resolver el problema de no encontrar el contrato. Hay un libro mayor antes de que haya aprobación, recordatorio y riesgo.
El campo mínimo del libro mayor
No es necesario convertirse en un centro legal al principio. Cada contrato se registra al menos: la contraparte, nuestra entidad, tipo, monto, fecha de inicio y finalización, tiempo de impresión, archivo adjunto, departamento responsable y si se renueva automáticamente. Sin estos elementos, los recordatorios y las estadísticas son palabras vacías.
Debe escribir el libro mayor
La solicitud de impresión se utiliza como entrada al libro mayor: sin número, sin archivos adjuntos, sin persona responsable, no se permite el sello. La copia escaneada sellada debe ser devuelta al mismo registro. De esta manera, el buzón puede continuar comunicándose, pero ya no puede usarse como archivo.
- Recuerde a la persona responsable 30/7 días antes de la fecha de vencimiento, no a todos los miembros.
- El cambio y el acuerdo complementario están vinculados al contrato principal, y se prohíbe otra "versión final".
- Los pagos financieros deben poder verificar el número de contrato para evitar que el pago sin contrato se convierta en un hábito.
El sistema digital XYN coloca la impresión, los archivos adjuntos y los procesos en el mismo sistema de autoridad para cambiar el contrato de "archivo" a "registro". La empresa puede comparar los términos más adelante, pero primero debe saber qué ha firmado y cuándo expirará.