Kontrak tersebar di kotak surat dan disk jaringan: mengapa perusahaan harus memiliki buku besar kontrak

Dipublikasikan: 2023-09-22 Sumber: 许愿牛科技

Perusahaan tanpa buku besar sebenarnya tidak memiliki kontrak, hanya ada banyak dokumen yang tidak dapat diingatkan untuk kedaluwarsa dan tidak dapat diaudit. Langkah pertama dalam manajemen kontrak bukanlah tinjauan yang cerdas, tetapi untuk menutup rekanan, subjek, tenggat waktu dan lampiran.

Kontrak disimpan di kotak surat, disk jaringan pribadi, dan asisten dokumen WeChat, yang merupakan keadaan normal perusahaan yang sedang tumbuh. Semua orang serius saat menggunakan cetakan, tetapi tidak ada pemilik saat pengarsipan. Perpanjangan kontrak pada saat jatuh tempo tergantung pada memori. Versi final tidak dapat ditemukan ketika persyaratan diperdebatkan. Ketika mengaudit materi, semua anggota akan mulai membaca catatan obrolan.

Tinjauan kontrak yang cerdas tidak dapat menyelesaikan masalah tidak dapat menemukan kontrak. Ada buku besar sebelum persetujuan, pengingat dan risiko.

Bidang buku besar terkecil

Anda tidak harus menjadi platform hukum di awal. Setidaknya setiap kontrak terdaftar: pihak rekanan, subjek kami, jenis, jumlah, tanggal mulai dan berakhir, waktu pencetakan, lampiran pengarsipan, departemen yang bertanggung jawab, apakah akan memperpanjang kontrak secara otomatis. Tanpa barang-barang ini, pengingat dan statistik adalah kata-kata kosong.

散落的合同文件难以管理
Ada banyak dokumen, yang tidak berarti bahwa kontrak itu dikelola. Pengarsipan yang tidak dapat diambil dan diingatkan hanyalah risiko penundaan.

Gunakan cetakan untuk menulis buku besar

Gunakan aplikasi pencetakan sebagai pintu masuk ke buku besar: tidak ada nomor, tidak ada lampiran, tidak ada orang yang bertanggung jawab, dan stempel tidak diperbolehkan. Pemindaian yang dicap harus dikembalikan ke catatan yang sama. Dengan cara ini, kotak surat dapat terus berkomunikasi, tetapi tidak lagi berfungsi sebagai arsip.

  • Ingatkan orang yang bertanggung jawab 30/7 hari sebelum kedaluwarsa, bukan semua anggota.
  • Perubahan dan perjanjian tambahan tergantung pada kontrak utama, dan "versi final" yang lain dilarang.
  • Pembayaran keuangan harus dapat memeriksa kembali nomor kontrak untuk menghindari pembayaran tanpa kontrak menjadi kebiasaan.
统一归档的合同台账
Buku besar itu terlihat kotor, tetapi itu adalah satu-satunya pintu masuk yang dapat diandalkan untuk audit, pembaruan, dan penyelesaian sengketa.

Sistem matematika dan intelijen XYN menempatkan pencetakan, lampiran, dan proses dalam sistem otoritas yang sama untuk mengubah kontrak dari "file" menjadi "catatan". Perusahaan dapat membandingkan persyaratan nanti, tetapi harus tahu apa yang telah ditandatangani dan kapan akan berakhir.