Lưu trữ một bản sao của hợp đồng trong hộp thư, đĩa mạng cá nhân và trợ lý tệp WeChat, đây là trạng thái bình thường của các công ty đang phát triển. Mọi người đều rất nghiêm túc khi sử dụng con dấu, nhưng không có chủ nhân khi nộp. Việc gia hạn hợp đồng đến hạn phụ thuộc vào trí nhớ. Không thể tìm thấy phiên bản cuối cùng khi các điều khoản bị tranh chấp. Khi kiểm toán yêu cầu tài liệu, tất cả nhân viên bắt đầu xem qua hồ sơ trò chuyện.
Việc xem xét hợp đồng thông minh không thể giải quyết vấn đề không tìm thấy hợp đồng. Có một sổ cái trước khi có sự chấp thuận, nhắc nhở và rủi ro.
Trường tối thiểu của sổ cái
Không cần thiết phải trở thành một trung tâm pháp lý ngay từ đầu. Mỗi hợp đồng được đăng ký ít nhất: đối tác, đối tượng của chúng tôi, loại, số tiền, ngày bắt đầu và kết thúc, thời gian in, hồ sơ, bộ phận chịu trách nhiệm và có tự động gia hạn hay không. Nếu không có những mục này, lời nhắc và thống kê là lời nói suông.
Con dấu phải được ghi vào sổ cái
Về việc sử dụng đơn in như một lối vào sổ cái: không có số, không có tệp đính kèm, không có người chịu trách nhiệm và không được phép đóng dấu. Bản scan đã được đóng dấu phải được trả lại cho cùng một hồ sơ. Bằng cách này, hộp thư có thể tiếp tục liên lạc, nhưng nó không còn có thể được sử dụng như một kho lưu trữ.
- Nhắc nhở người có trách nhiệm trước ngày đáo hạn 30/7 ngày thay vì nhắc nhở tất cả nhân viên.
- Thỏa thuận thay đổi và bổ sung được treo trong hợp đồng chính, và một "phiên bản cuối cùng" khác bị cấm.
- Thanh toán tài chính phải có khả năng kiểm tra lại số hợp đồng để tránh việc thanh toán không có hợp đồng trở thành thói quen.
Hệ thống trí tuệ kỹ thuật số XYN đặt con dấu, tệp đính kèm và quy trình trong cùng một hệ thống thẩm quyền để thay đổi hợp đồng từ "tài liệu" thành "bản ghi". Các công ty có thể so sánh các điều khoản sau, nhưng trước tiên họ phải biết những gì họ đã ký và khi nào hết hạn.