Le dépôt d'un contrat dans la boîte aux lettres, le disque réseau personnel et l'assistant de document WeChat est la norme pour les entreprises en croissance. Tout le monde était sérieux lors de l'utilisation de l'impression, mais il n'y avait pas de maître lors du classement. L'expiration du renouvellement du contrat dépend de la mémoire. La version finale ne peut être trouvée lorsque les termes sont contestés. Lorsque l'audit demande des documents, tous les membres commencent à retourner les enregistrements de chat.
La révision intelligente des contrats ne peut pas résoudre le problème de ne pas trouver de contrat. Il y a d'abord un grand livre avant qu'il n'y ait d'approbation, de rappel et de risque.
Champ minimal du compte
Il n'est pas nécessaire de devenir un center juridique au début. Au moins l'enregistrement de chaque contrat: partie relative, notre sujet, le type, le montant, les dates de début et de fin, l'heure d'impression, les pièces jointes archivées, le service responsable et s'il faut renouveler automatiquement le contrat. Sans ces éléments, les rappels et les statistiques sont des mots vides.
Utilisez le sceau pour écrire le grand livre
Utilisez la demande d'impression comme entrée du grand livre: pas de numéro, pas de pièce jointe, pas de personne responsable, pas de sceau. Le scan tamponné doit être renvoyé dans le même enregistrement. De cette façon, la boîte aux lettres peut continuer à communiquer, mais ne peut plus être une archive.
- Rappel à la personne responsable 30/7 jours avant l'expiration, pas à tout le personnel.
- Les modifications et les accords complémentaires sont soumis au contrat principal et une autre «version finale» est interdite.
- Les paiements financiers devraient pouvoir vérifier le numéro du contrat pour éviter que les paiements sans contrat ne deviennent une habitude.
Le système d'intelligence numérique XYN place l'impression, les pièces jointes et les processus dans le même système d'autorité pour faire passer le contrat de «document» à «enregistrement». Les entreprises peuvent comparer les termes plus tard, mais elles doivent savoir ce qu'elles ont signé et quand elles expirent.