É a norma para empresas em crescimento depositar um contrato em caixas de correio, discos pessoais e assistentes de documentos WeChat. Todo mundo leva muito a sério ao usar o selo, mas não há mestre no arquivamento. A renovação do contrato devido à expiração depende da memória. A versão final não pode ser encontrada quando os termos são disputados. Ao auditar os materiais necessários, todos os funcionários começam a folhear os registros de bate-papo.
A revisão inteligente do contrato não resolve o problema de não conseguir encontrar um contrato. Antes que haja uma conta, há aprovação, lembretes e riscos.
Campo mínimo do razão
Não há necessidade de fazer uma plataforma legal no início. Pelo menos cada contrato é registrado: a parte oposta, nosso assunto, tipo, valor, data de início e término, tempo de impressão, anexos de arquivamento, departamento responsável e se o contrato é renovado automaticamente. Sem esses itens, lembretes e estatísticas são palavras vazias.
Você deve escrever o livro
Considere o pedido de impressão como a entrada do livro-razão: sem número, sem anexos, sem pessoa responsável, não é permitido carimbar. A digitalização carimbada deve ser carregada de volta para o mesmo registro. Dessa forma, a caixa de correio pode continuar a se comunicar, mas não pode mais ser um arquivo.
- Lembre a pessoa responsável 30/7 dias antes da data de vencimento, não lembre todos os funcionários.
- As alterações e acordos complementares estão pendurados no contrato principal, e outra "versão final" é proibida.
- O pagamento financeiro deve ser capaz de verificar o número do contrato para evitar que o pagamento sem contrato se torne um hábito.
O sistema de inteligência digital XYN coloca a impressão, os acessórios e o processo no mesmo sistema de autoridade para mudar o contrato de "arquivo" para "registro". As empresas podem comparar os termos posteriormente, mas devem saber o que assinaram e quando expirarão.