合同がメール、個人网盘、WeChat ファイル助手に各一份は成長企业の常態。用印時は真剣、归档時に主人なし。到期续约は記憶頼み、条款争議で最終版が見つからず、監査で全员がチャットを翻す。
智能审合同は見つからない合同を解決しない。先に台账、後に审批・提醒・リスク。
台账の最小フィールド
最初から法务中台にする必要はない。各合同に最低登録：相手方、自社主体、タイプ、金額、起止日、用印日、归档附件、責任部門、自動更新有無。これがなければ提醒・統計は空话。
用印は台账に書き込む
用印申請を台账入口に：番号なし・附件なし・責任者なしでは捺印不可。捺印済スキャンは同一レコードに必ず返送。メールは通信に残せるが、档案庫にはならない。
- 到期30/7日前に責任者へ提醒、全员ではない。
- 変更・补充协议は主合同下にぶら下げ、「最終版」を別立て禁止。
- 財務支払は合同番号を逆引き—无合同付款を習慣化しない。
XYN 数智化システムは用印・附件・流程を同一権限体系に置き、合同を「ファイル」から「記録」へ。条款比对は後でもよいが、何に署名しいつ到期するかを先に知る。