تم إسناد مهمة خفض التكاليف للفصل الدراسي إلى قسم الشراء التنفيذي، وأسهل ما يمكن خفضه هو السعر الوحدوي. غير أن العيوب في الدفعة التالية، وتأخر التسليم، وشكاوى العملاء، ستؤدي جميعها إلى استعادة الفارق المالي مع الفوائد. ولذلك ينبغي عند البحث عن الموردين تحليل التكلفة الإجمالية بالتفصيل: الجودة، مواعيد التسليم، الحد الأدنى للطلب، تكاليف التحويل، ومخاطر العطلات. ويتكفل التنفيذ بإصدار طلبات الشراء وفقًا للاتفاقيات، بينما يتحمل البحث عن الموردين مسؤولية تقييم ما إذا كانت هذه الاتفاقيات لا تزال ذات قيمة أم لا. إن الاكتفاء بتخفيض السعر الوحدوي يعني تحميل ديون الجودة إلى الدفعة التالية.
الانتقام ليس مجرد انفعال؛ بل هو عودة الفارق المالي عبر أرقام معدلات العيوب وتوقف خطوط الإنتاج.
السعر الوحدوي ليس سوى سطر واحد
تشمل درجات البحث عن الموردين جودة المواد الواردة، والالتزام بالمواعيد، ومستوى الخدمة، وكذلك الشروط المالية. وفي مشروع خفض التكاليف يجب وضع خط أساس للجودة بشكل موازٍ، فإذا انخفضت الجودة عن هذا الخط يتم إيقاف المشروع فورًا. ويُفضل أن يبدأ المورد الجديد بكميات صغيرة ثم يُرفع حجم الطلبات تدريجيًا. كما يُمنع منعاً باتاً أن يقوم التنفيذ بتبديل الموردين خارج إطار عملية البحث عن الموردين، وذلك لاختيار موردين أرخص دون أي مبررات واضحة.
- يُحظر استخدام أسعار منخفضة لمرة واحدة لتحقيق هدف خفض التكاليف السنوي.
- يجب حساب تكاليف القوالب والشهادات عند تغيير الموردين.
- تُعزى شكاوى العملاء إلى الموردين، ويُسجل ذلك في ملفات البحث عن الموردين.
يحدث خفض التكاليف خلال مرحلة البحث عن الموردين
تربط منظومة XYN الذكية بين أوامر الشراء وملفات جودة الموردين، مما يتيح رؤية تأثيرات التخفيضات على الفور. فالنصف الثاني من عملية الشراء هو مرحلة البحث عن الموردين، أما النصف الأول فيقتصر على إصدار الأوامر فقط، بينما يضمن النصف الثاني أن تظل الدفعة التالية مطابقة للمواصفات.
يُفحص ما إذا كان معدل مطابقة المواد الواردة في مشروع خفض التكاليف للفصل الماضي قد انخفض. فإذا انخفض، يتم أولاً تعليق المنافسة على السعر الوحدوي، ثم يُعقد اجتماع لمراجعة عملية البحث عن الموردين.
