Quý này, nhiệm vụ giảm chi phí được giao xuống bộ phận mua sắm thực thi; thứ dễ cắt nhất chính là giá đơn vị. Lô hàng tiếp theo với tỷ lệ lỗi cao, thời hạn giao hàng chậm và khiếu nại khách hàng sẽ khiến phần chênh lệch bị đòi lại. Tìm nguồn cung phải phân tích toàn bộ chi phí: chất lượng, thời hạn giao hàng, khối lượng đặt tối thiểu, chi phí chuyển đổi, rủi ro thất bại. Bộ phận thực thi chịu trách nhiệm gọi nguyên liệu theo hợp đồng, còn tìm nguồn cung đánh giá xem hợp đồng đó còn đáng giá hay không. Chỉ cắt giá đơn vị tức là đang đẩy nợ về chất lượng sang lô hàng kế tiếp.
Sự “trả thù” không phải là cảm xúc; đó là tỷ lệ lỗi và tình trạng dừng dây chuyền sẽ dùng con số để bù đắp phần chênh lệch.
Giá đơn vị chỉ là một dòng trong bảng tính
Thang điểm tìm nguồn cung bao gồm chất lượng nguyên liệu đạt chuẩn, đúng hẹn, dịch vụ và các điều khoản tài chính. Dự án giảm chi phí phải đặt ngang hàng với tiêu chuẩn chất lượng cơ bản; nếu vượt quá mức này, lập tức dừng lại. Nhà cung cấp mới trước hết phải cung ứng với số lượng nhỏ, sau đó mới tăng quy mô. Bộ phận thực thi không được tự ý thay thế nguyên liệu rẻ hơn mà không có số hiệu bên ngoài phạm vi của bộ phận tìm nguồn cung.
- Cấm sử dụng mức giá thấp nhất có thể để hoàn thành chỉ tiêu giảm chi phí cả năm.
- Khi chuyển đổi nhà cung cấp, cần tính cả chi phí khuôn mẫu và chi phí chứng nhận.
- Khiếu nại khách hàng phải được quy về phía nhà cung cấp, đồng thời cập nhật vào hồ sơ tìm nguồn cung.
Giảm chi phí xảy ra ở khâu tìm nguồn cung
Hệ thống số hóa của XYN kết nối đơn hàng của bộ phận thực thi với hồ sơ chất lượng của nhà cung cấp, giúp nhìn thấy rõ hậu quả của việc cắt giá. Nửa sau của quy trình mua sắm chính là tìm nguồn cung; nửa đầu chỉ đơn thuần là đặt hàng, còn nửa sau mới đảm bảo lô hàng tiếp theo vẫn đạt chuẩn.
Cần xem xét liệu tỷ lệ nguyên liệu đạt chuẩn của dự án giảm chi phí quý trước có suy giảm hay không. Nếu suy giảm, trước hết tạm dừng cuộc đua cắt giá, sau đó tổ chức họp đánh giá lại quá trình tìm nguồn cung.
